Tiden er ved at løbe fra dig og der er stadig masser af opgaver du skal nå at lave. Men du er kommet bagud…igen. Kender du det?

Hvis du kender dette, så er du ihvertfald ikke den eneste. Netop følelsen af, at være bagud og ikke at kunne overskue alle opgaverne, er noget jeg møder hos mange af dem jeg hjælper i et stressforløb. Tanken om hele tiden at være bagud, og løbe med tungen halsende ud af munden, er ekstremt udmattende og kan være med til, at gøre dig stresset.

Uanset om du føler dig bagud på jobbet eller derhjemme med alle de daglige gøremål, så er der hjælp at hente her. Det hele kan koges ned til ét nøgleord: planlægning.

Men kan struktur og planlægning virkelig hjælpe? Kan planlægning virkelig betale sig? JA, det kan det!

Et godt overblik over dagens opgaver hjælper dig til, at prioritere de opgaver der er vigtigst og undgå at tiden løber fra dig.

Ironisk nok, så er det netop planlægningen vi oftest nedprioriterer når vi har travlt. Det korte af det lange er bare, at vil du have noget gjort, så sæt tid af til det. Ved at planlægge og strukturere din hverdag, giver du dig selv et rigtigt godt og realistisk billede af, hvilke opgaver du har tid til og hvilke opgaver du må lægge ud i fremtiden eller helt sige nej til. Det er selvfølgelig umuligt at forudsige afbrydelser eller nogle af de nye opgaver der vil dukke op i løbet af en dag, men jo mere struktureret din dag er, jo mere fleksibilitet vil der være til de uforudsete ting.

3 tip – kom i gang med planlægningen

  1. Lav en to-do liste
    Når du skal planlægge din dag, er første skridt at lave en to-do liste. Skriv alle dine opgaver ned, for at få et overblik over hvilke opgaver der skal løses i dag. Skriv herefter 1 ved den vigtigste, 2 ved ned næstvigtigste osv. På denne måde overser du ikke noget og du frigør en masse kapacitet i din hjerne, når du ikke bruger den som opslagstavle.
  2. Vær realistisk omkring tidsforbruget
    Hvor lang tid tager den enkelte opgave? For ting tager tid. Mennesker tager tid og dét kan du lige så godt indse nu. Mange er tidsoptimister og tror, at opgaverne er meget hurtigere klaret end de i virkeligheden er. Og når opgaverne tager længere tid end den tid vi har sat af, ja så SKAL man komme bagud. Så vær realistisk i forhold til hvor længe dine opgaver tager at udføre.
  3. Sammenhængende tid – effektivitet
    Sørg for at skabe sammenhængende tid, til de opgaver der kræver ekstra ro og koncentration. Undersøgelser viser gang på gang, at det tager 15-20 minutter at komme tilbage til samme koncentration og fordybelse, efter du er blevet afbrudt (eller har afbrudt dig selv) i det du var i gang med. Vi spilder meget tid og stresser os selv når vi flakker rundt mellem forskellige opgaver. Læg mobilen væk. Beslut dig for først at tjekke mail, når opgaven er løst. Sæt et skilt på dit skrivebord med teksten “jeg vil ikke forstyrres”. Find ud af hvordan du kan skabe noget sammenhængende tid, så du har ro og koncentration til de opgaver der kræver det.

Planlægning er i virkeligheden en slags forebyggelse. For med en god planlægning, forebygger du at “almindelige opgaver” går hen og bliver hasteopgaver og at du skal fare rundt og slukke ildebrande i stedet for at lave opgaverne med god koncentration og ro i sindet.